Administracija - postavke
Unutar postavki profila, odabirom Administracija uređujete izgled administrativnih dokumenata (predračuni, računi, avansi i odobrenja), koje izdajete unutar modula Administracija
Postavke koje ovdje postavite bit će automatski primijenjene na svim novim administrativnim dokumentima, koje izdajete u sustavu. Stoga preporučujemo da postavke administracije uredite odmah na početku korištenja AutoBriefa.
Predlošci dokumenata
U kartici Brendiranje i identitet možete postaviti vizualni identitet svojih administrativnih dokumenata.
Ovdje možete učitati logotip tvrtke i potpis te odabrati zadanu boju.
Preporuka: Za logotip tvrtke preporučujemo grafiku u .png formatu i veličine do 10 MB.
AutoBrief omogućuje odabir između tri različita predloška za izgled računa. Kod odabranog predloška možete dodatno prilagoditi:
- poziciju logotipa,
- poziciju izdavatelja računa,
- prikaz potpisa,
- prikaz podataka o izdavatelju,
- prikaz plaćanja na računu,
- prikaz QR koda za plaćanje.
QR kod omogućuje klijentima brže plaćanje računa putem mobilnog bankarstva
Primjer izdanog računa:
Osnovni podaci tvrtke
U kartici Osnovni podaci unosite podatke tvrtke koji će se prikazivati na dokumentima.
Možete unijeti:
- naziv tvrtke
- e-poštu
- telefonski broj
- web stranicu
- vrstu tvrtke
- adresu tvrtke
Ako koristite više poslovnih jedinica, ti se podaci mogu razlikovati ovisno o odabranoj jedinici.
Podaci na računu
U sljedećoj kartici unosite podatke tvrtke koji su potrebni za izdavanje računa. Ti se podaci automatski ispisuju na svim računima. Možete unijeti:
- naziv tvrtke
- adresu
- telefon
- e-poštu
- web stranicu
- porezni broj
- matični broj
- status poreznog obveznika
Ako želite, možete sakriti i zaglavlje i podnožje računa.
Također je moguć odabir jezika izdanih dokumenata. Odabrani jezik koristi se kao zadani jezik dokumenata. Dostupni su:
- slovenski jezik
- hrvatski jezik
- engleski jezik
- njemački jezik
- poljski jezik
Porezni podaci
Na kartici Porezni podaci unosite osnovne porezne informacije tvrtke:
- porezni broj
- matični broj
- oznaka je li tvrtka porezni obveznik
Ovi su podaci važni za pravilno izdavanje računa i usklađenost sa zakonodavstvom.
Bankovni računi
Na kartici Bankovni računi možete dodati bankovne račune tvrtke.
Na računima se zatim ispisuje bankovni račun na koji klijent treba izvršiti plaćanje. Moguće je dodati više bankovnih računa, a prilikom izdavanja dokumenta odabirete koji želite koristiti.
Upute za uređivanje bankovnih računa
Bilješke na dokumentima
U sljedećoj kartici administracije možete dodati tekstualne bilješke koje se automatski dodaju na dokumente. Bilješke možete postaviti za:
- dno dokumenta
- potpis
- račun
- predračun
- avans
- dobropis
Program omogućuje i korištenje pametnih kodova, koji se prilikom izdavanja dokumenta automatski zamjenjuju stvarnim podacima.
Primjeri pametnih kodova:
[organization name]– naziv tvrtke[IBAN]– broj bankovnog računa[SWIFT]– SWIFT/BIC kod[bank]– naziv banke[address]– adresa[zip]– poštanski broj[city]– grad[country]– država[tax number]– porezni broj[company number]– matični broj
Za podatke dokumenta:
[document number]– broj dokumenta[reference]– poziv na broj računa
Po želji možete postaviti i da se bilješke automatski prenose, kada predračun pretvorite u račun.
Uređivanje bilješki na pojedinom dokumentu
Bilješke možete po potrebi uređivati i izravno na dokumentu. Prilikom izrade dokumenta, na kraju dokumenta prikazat će se polje za bilješke, gdje će biti prikazana zadana bilješka iz postavki i možete je ručno promijeniti po potrebi.
Klauzule
U zadnjoj kartici možete dodati klauzule, koje možete koristiti na dokumentima. Klauzule će se zatim prikazati kao opcija kod kreiranih predračuna i računa. To omogućuje brzo dodavanje standardnih pravnih ili poslovnih tekstova.
