Administracija - pregled modula

Modul Administracija, koji sadrži sve račune i predstavlja jedan od najvažnijih dijelova poslovanja. U AutoBriefu je administrativni proces jednostavniji, jer nema potrebe za dodatnim unosom podataka, budući da sustav sve podatke preuzima iz vozila i kontakta u imeniku.

Također su već unaprijed pripremljeni predlošci za račune, predračune, avanse i odobrenja, što Vam značajno olakšava proces izdavanja.

Za izdavanje faktura potreban je STARTER ili PRO račun.

Modul Administracija

Ako u glavnom izborniku kliknete na Administracija, otvorit će Vam se kartica s pet dijelova:

• Radna površina - ovdje se nalaze svi otvoreni računi unutar modula Administracija
• Računi - svaka podstranica posebno je namijenjena jednoj vrsti fakture: računi, predračuni, avansi i odobrenja.
• Plaćanja - ovdje se nalazi povijest svih plaćanja koja ste primili od klijenata
• Blagajnik - ovdje se nalaze svi blagajnički primici i novčani izdaci
• Izvoz faktura - namijenjen je izvozu svih faktura koje imate u sustavu, u odabranom računovodstvenom programu

Radna površina

Klikom na Radna površina otvara se popis otvorenih računa koje imate. Klikom na svaki račun moguće je provjeriti sadržaj računa te na koje vozilo i kontakt je vezan.

U gornjem retku imate mogućnost filtriranja računa po datumu izdavanja, po datumu valute te po poslovnoj jedinici, ako ih imate više.

Tablica s otvorenim računima sastoji se od stupaca:

• vrsta otvorenog računa (račun, predračun, avans ili odobrenje),
• broj izdanog računa
• datum izdavanja
• datum valute
• stranke, na koju je račun vezan
• iznos
• stavke, gdje se upisuje vozilo ili druga stavka na koju je račun vezan
• status, gdje vidiš je li račun već plaćen ili još nije
• i poslovnica

Na kraju tablice nalaze se 4 polja koja donose različite radnje:

• žuta ikona dodaj uplatu, kojom jednostavno možete unijeti uplatu koju ste primili od stranke, izravno na račun. Time se račun zatvara i nestaje s popisa otvorenih računa.
• plava ikona oka, omogućuje pregled računa
• zelena ikona preuzmi PDF, preuzima tvoj račun na računalo ili mobilni telefon
• crvena ikona storniraj račun, kojom storniraš račun.

Sasvim gore nalazi se brzo izvješće s četiri prozora:

• dugovanja s rokom dospijeća ovog mjeseca
• uplate ovog mjesec
• prekoračen datum valute
• i sva dugovanja

Sva ova 4 izvješća daju ti brz uvid u stanje uplata i potraživanja tijekom mjeseca i općenito.

Sasvim na vrhu su četiri gumba, kojima se brzo može napraviti račun, predračun, avans ili odobrenje.

Računi

Unutar kartice Računi postoje kartice za sve 4 vrste računa koje se mogu izdati putem administracije:

Račun, koji izdaješ kada tražiš plaćanje za nešto što je već dogovoreno sa strankom i što si već obavio. Ovim dokumentom nastaje obveza za kupca.

Važno: Ovo je službeni računovodstveni dokument, koji se ne može izbrisati, već se samo može stornirati.

Predračun, koji izdajete prije izvršenja usluge ili isporuke robe. To je informativni dokument koji je često osnova za avansno plaćanje.

Avans, koji izdajete kako biste potvrdili klijentu da ste primili novac unaprijed. Nakon njega obično slijedi konačni obračun.

Upute kako izdati avansni račun možete pronaći ovdje.

Odobrenje, koje izdajete kada zbog pogreške ili drugih razloga morate ispraviti ili poništiti račun. To je osnova za povrat novca.

Upute kako izdati odobrenje dostupne su ovdje.

Plaćanja

U kartici Plaćanja možete vidjeti sve uplate koje ste unijeli u odjeljku otvorenih računa. Redovitim unosom plaćanja imate pregled svih uplata na jednom mjestu.

Ako imate više poslovnih jedinica, račune je moguće filtrirati po svakoj jedinici zasebno

Svaku isplatu, koja je razvrstana po datumu, šifri dokumenta, iznosu i vrsti uplate, moguće je urediti klikom na ikonu olovke ili izbrisati klikom na ikonu koša

Blagajnik

Kartica Blagajnik sastoji se od dva dijela: od blagajničkih primitaka i blagajničkih izdataka

Blagajničke primitke bilježite kada ti netko u gotovini u cijelosti ili djelomično plati za vozilo ili uslugu. Njime potvrđujete da ste primili uplatu.

Primitke možete filtrirati po datumu i po poslovnoj jedinici

Važno: Blagajnički primitak ne može se izbrisati, već se može samo stornirati.

Upute kako kreirati blagajničke primitke možete pročitati ovdje.

Drugi dio su Novčani izdaci, koji se izdaju kada iz blagajne nešto isplatiš u gotovini (npr. platiš čišćenje vozila u gotovini).

Važno: Novčani izdatak ne može se izbrisati, već se može samo stornirati.

Upute kako kreirati blagajničke izdatke unutar platforme, pronaći ćeš ovdje.

Izvoz faktura

Kartica Izvoz faktura omogućuje vam izvoz računa prema datumu, prema vrsti dokumenta (računi, avans, odobrenja, predračuni) i prema računovodstvenom programu.

Izvoz faktura moguć je u Excel formatu, u Vasco formatu, u Minimax formatu i u e-račun formatu

Klikom na gumb PREUZMI odabrane fakture preuzimaju se na računalo ili mobilni telefon.

Više o tome, kako preuzeti fakture, pročitajte ovdje