Izdaja računa

V tem delu navodil predstavljamo, kako izgleda izdaja računa na platformi AutoBrief. Skrbimo, da gre za enostaven proces, kjer je potrebno vpisovati podatke le enkrat. Prav tako pa tudi, da je pregled nad izdanimi računi čim bolj preprost in razumljiv.

Ustvari račun

Do obrazca za izdajo računa lahko prideš na različne načine.

Prva možnost je direktno iz kartice vozila. Tako da na izbranem vozilu klikneš USTVARI RAČUN.

Do obrazca za izdajo računa dostopaš tudi preko kartice kontakta. Na izbranem kontaktu klikni USTVARI RAČUN.

Lahko pa do računa dostopaš tudi preko glavnega menija s klikom na modul Administracija in nato na Računi.

Na namizju zavihka Računi je zgoraj desno gumb + USTVARI.

Ne glede na to, katero pot izbereš (razen te direktno iz zavihka Računi) se znajdeš na pojavnem oknu, ki te sprašuje, kakšno vrsto računa želiš ustvariti. Izberi RAČUN.

Odpre se obrazec za račun. Če kontakta še nisi vpisal, začni s tem. Poišči kupca, ki ga imaš v imeniku, ali pa ustvari novega kupca. Kako dodaš novega kupca, si preberi tukaj.

Ko dodaš kontakt, preveri podatke, ki so bili predizpolnjeni s strani sistema. Gre za številko dokumenta, sklic, datum, rok plačila, datum storitve in način plačila.

Pomembno: Sistem številčenja računov deluje tako, da vedno vzame zadnjo izdano številko dokumenta in jo poveča za 1. Če ročno spremeniš številko računa, bo sistem to novo številko obravnaval kot “zadnjo” in od tam naprej nadaljeval zaporedje. 

Več o številčenju računov si preberi tukaj.

Ko si preveril podatke, moraš nujno dodati še ime postavke in ceno.

Postavko lahko poiščeš tudi tako, da klikneš na ikono z lupo. Na ta način se prikaže pojavno okno, kjer lahko izbereš vozilo ali storitev, ki jih imaš vpisane v AutoBrief. Na ta način jih brez težav povežeš z računom.

V okence cena, dodaj še ceno ter po potrebi tudi popust.

Z gumbom + DODAJ POSTAVKO lahko na račun dodaš več postavk in ponoviš zgornji postopek vpisa cene.

Spodnji del računa je sestavljen iz možnosti dodajanja referenčne fakture, ki jo po potrebi dodaš s klikom na gumb + DODAJ REFERENČNO FAKTURO.

Naslednja možnost je klikanje klavzul, ki jih želiš imeti na računu. Vsaka klavzula pri kateri boš pokljukal okence, bo prikazana na računu. Kako dodaš na račun še dodatne klavzule, si preberi tukaj.

Spodaj lahko urediš še pripis, ki se bo izpisal na koncu vsakega računa. Pripis je mogoče predefinirati v Nastavitvah, kako to storiš, izveš tukaj.

Če klikneš na gumb SHRANI, bo tvoj račun ustvarjen. Če pa klikneš na gumb SHRANI OSNUTEK, se bo osnutek shranil in ga boš lahko naslednjič urejal.

Še več o urejanju dokumentov, si lahko prebereš tukaj.

Pretvori predračun v račun

Račun je mogoče ustvariti tudi tako, da se ga preprosto pretvori iz predračuna.

V modulu Administracija izberi Predračun, ki ga želiš pretvoriti in desno zgoraj klikni na gumb PRETVORI V RAČUN.

Še hitreje lahko predračun spremeniš v račun v pogledu vseh predračunov.

Po kliku na PRETVORI RAČUN se odpre obrazec za račun s podatki iz predračuna. Preveri podatke in na koncu obrazca klikni SHRANI. Račun bo ustvarjen.

Prodano vozilo

Vozilo, na katerega je vezan račun, se ob ustvarjenem računu avtomatsko prenese iz zaloge na Prodana/Arhivirana.

Morebitne težave

Nasvet: Kaj storiti, če izdam račun, vozilo pa je še vedno označeno kot na zalogi?

Če je račun izdan, vendar vozilo še vedno ostaja na zalogi, preveri, ali je bil račun pravilno zaključen in potrjen. Če je bil račun kasneje storniran, se vozilo vrne nazaj na zalogo.

Nasvet: Kako uredim razbremenitev zaloge po izdanem računu?

Če je bil račun izdan napačno ali je potreben popravek, najprej storniraj račun. S tem se vozilo vrne v zalogo, nato lahko ponovno ustvariš nov račun. Sistem samodejno spremlja zalogo glede na status dokumentov.

Nasvet: Zakaj pretvorba iz predračuna v račun ne deluje?

Včasih sistem pretvorbe v račun ne dovoljuje, saj bi tovrstno dejanje popačilo podatke ali zgodovino vozila.

Eden izmed tovrstnih primerov je, v kolikor si vozilo nekoč že prodal in ga ponovno kupil. Ko ga ponovno želiš prodati, sistem ne bo ustvaril predračuna, saj je vozilo že zabeleženo kot prodano.

Rešitev: V AutoBrief ustvari novo vozilo z isto VIN številko. Kako to storiš, si natančno preberi tukaj.

Za novo vozilo nato preprosto izdaš predračun ali račun. Tako se bodo podatki vozila prenesli, hkrati pa se bo ohranila zgodovina predhodne prodaje vozila.